Aprender CoB

# Organizar Usuarios y Grupos

# Contexto

Dado el potencial y la flexibilidad de las funciones de gesti贸n de usuarios, es posible crear soluciones que puedan responder a cualquier necesidad empresarial. El coste de esta flexibilidad es que tambi茅n es posible construir soluciones dif铆ciles de entender y mantener.

# Propuesta

La mejor manera de conseguir una soluci贸n sencilla que se adapte a las necesidades de la empresa es seguir estos pasos:

  1. Crear un conjunto m铆nimo de perfiles de uso que soporten las diferentes combinaciones de funcionalidad que se quieran asignar a los grupos.
  2. Crear un conjunto igualmente m铆nimo de grupos que el responsable del departamento puede asignar a los usuarios en funci贸n de sus funciones.
  3. Al mismo tiempo, y para facilitar la asignaci贸n de funcionalidades a los usuarios, es conveniente mantener dos conjuntos disjuntos - es decir, sin elementos en com煤n - de grupos:
    • Grupos organizativos: este tipo de grupos suele corresponder a la jerarqu铆a de la empresa, pero pueden tener subdivisiones que son utilizadas por diferentes departamentos. Los grupos organizativos facilitan posteriormente la b煤squeda de muchos usuarios con perfiles similares. Es aconsejable que cada usuario pertenezca a uno y s贸lo uno de estos grupos para que luego sea f谩cil a帽adir o eliminar grupos funcionales. Otra recomendaci贸n es que los grupos organizativos no tengan perfiles/permisos asociados. Estos se asignar谩n siempre a los usuarios a trav茅s de los grupos funcionales.
  • Grupos funcionales - estos grupos se crean normalmente de acuerdo con los diferentes tipos de permisos que se pueden asignar en conjunto. Estos grupos deben existir en el menor n煤mero posible, siempre que esto no ponga en peligro la legibilidad de los permisos de cada uno de los grupos.

Para hacer comprensible el tipo de grupo en cuesti贸n, recomendamos que los grupos organizativos incluyan siempre el prefijo ORG y que los grupos funcionales incluyan siempre el prefijo FUNC en su denominaci贸n, seguido del nombre del dominio de las funcionalidades asociadas.

# Ejemplos de grupos organizativos

  • ORG Contabilidad
  • ORG Gesti贸n de Ventas
  • ORG 脕rea Comercial Operaciones

En los ejemplos anteriores se puede ver que un usuario del Departamento de Ventas con una cuenta de operador s贸lo debe pertenecer al grupo ORG 脕rea Comercial Operaciones. Si el usuario es un responsable del Departamento de Ventas, s贸lo debe pertenecer al grupo ORG Gesti贸n de Ventas.

# Ejemplos de grupos funcionales

  • FUNC USUARIOS Consulta
  • FUNC USUARIOS Administraci贸n
  • FUNC FACTURAS Emisi贸n
  • FUNC FACTURAS Consulta
  • FUNC FACTURAS Control

En los ejemplos incluidos anteriormente, la denominaci贸n de los grupos permite concluir f谩cilmente que los dos primeros grupos se refieren a funciones empresariales relacionadas con la gesti贸n de usuarios, mientras que los restantes est谩n relacionados con las actividades de facturaci贸n.

Bas谩ndonos en los mismos ejemplos, podemos seleccionar f谩cilmente todos los usuarios pertenecientes al Departamento de Ventas y asignarles el grupo funcional FUNC FACTURAS Consulta. Del mismo modo, tambi茅n podemos seleccionar a todos los usuarios pertenecientes al grupo ORG Gesti贸n de Ventas y asignarles el grupo FUNC FACTURAS Control.

Por 煤ltimo, si queremos configurar dos usuarios con permisos especiales que requieran tanto las funciones de control de facturas como las de gesti贸n de usuarios, debemos buscarlos a ambos - si es posible seg煤n un criterio com煤n a ambos o, si no, buscando directamente por el nombre de usuario de cada uno - y luego asignarles los grupos FUNC FACTURAS Control y FUNC USUARIOS Administraci贸n.