Filas de Trabalho e Itens de Trabalho

Um processo de trabalho é uma sequência de filas de trabalho, cada uma das quais fornece a especificação de uma tarefa. As filas de trabalho começam num estado específico (o estado em que a tarefa deve ser executada) e têm um estado final - o estado em que a entidade é deixada no final da tarefa.

Os Itens de Trabalho são a aplicação das Filas de Trabalho sobre instâncias específicas e representam o trabalho real a ser realizado — atribuído a um utilizador ou a um grupo de utilizadores.

Por exemplo, quando uma Candidatura é submetida, é criado um Item de Trabalho associado à Fila de Trabalho: "Realizar Entrevista" e atribuído a um utilizador com capacidade para a executar — como mostrado abaixo.

Concluir uma tarefa é um processo simples que pode envolver a interação com os dados do registo. Por exemplo, quando uma entrevista é concluída, o resultado é registado diretamente no registo da candidatura.

Na criação:

Depois da criação:

Agentes e permissões

Os Work Items podem ser atribuídos a pessoas (), sob a forma de utilizadores específicos (como o proprietário de uma oferta de emprego) ou de um grupo de utilizadores (como o Departamento de Recursos Humanos).

Estes podem ser definidos explicitamente na fila de trabalho ou obtidos dinamicamente a partir do campo do registo central. Por exemplo, o proprietário de uma oferta de emprego é a pessoa que, no fim, decide quem contratar, mas essa pessoa pode mudar de oferta para oferta.

Outras tarefas podem ser automatizadas e, em vez de serem realizadas por uma pessoa, serem executadas por uma RPA (), escrita por um programador. Estes itens não requerem qualquer intervenção humana.

Independentemente do agente, todos os itens de trabalho continuam visíveis para todos os membros da equipa - as pessoas apenas não podem alterar o estado dos itens de trabalho que não lhes estão atribuídos (no entanto, podem alterar work items sem ninguem atribuido). Isto permite que todos os membros da equipa estejam a par de tudo o que está a acontecer em relação a uma entidade específica e ao trabalho em geral.

Tipos de trabalho

As filas de trabalho são flexíveis e permitem fluxos complexos de desenvolvimento de trabalho. Os próprios itens de trabalho têm estados associados e formas de transição entre eles. Os estados possíveis de uma fila de trabalho são decididos na criação, mas têm impacto na forma como o utilizador executa o seu trabalho.

1. O estado Assign adiciona uma etapa de trabalho adicional que deve ser executada por alguém, em que o utilizador atribui esse item de trabalho a alguém.
2. To Do significa que a tarefa tem trabalho a ser feito.
3. In Progress permite que a pessoa que executa o trabalho especifique quando começa a tarefa e quando a termina.
4. Done é o estado mais comum - representa quando uma tarefa está terminada.
5. Pending permite que o trabalho seja pausado e depois retomado.
6. Error dá à tarefa a possibilidade de falhar
7. Canceled adiciona a possibilidade de uma tarefa ser cancelada (não confundir com uma tarefa falhar).

Durante o trabalho, dependendo do estado de um item de trabalho, estão disponíveis diferentes acções para o utilizador encarregado da tarefa. Para indicar ao sistema a ação que foi tomada (o trabalho foi iniciado, concluído, cancelado, etc.), podemos utilizar os botões que aparecem nas vistas:

Tempo de conclusão

O tempo que demora a executar ou a iniciar uma tarefa é uma estatística importante que muitas vezes não é possível calcular em ambientes normais. A gestão de tarefas no RecordM permite que esse cálculo seja efectuado, porque sabemos quando uma tarefa é iniciada e quando é concluída. No entanto, é importante notar que a execução da ação Complete, quando realizada num item To Do, não regista o tempo de conclusão - porque é impossível saber quando a tarefa foi realmente iniciada, apenas o tempo entre a sua criação e conclusão (Time of Start). Para capturar corretamente a duração do trabalho, é necessário o estado In Progress, onde primeiro informamos ao item que iniciamos aquela tarefa e depois quando a concluímos.

Dados de trabalho

Por vezes, uma tarefa exigirá que os dados sejam alterados relativamente ao registo em questão. Por exemplo, a fila de trabalho "Agendar entrevista" deve atribuir uma data de entrevista a uma candidatura de emprego.

Quando é suposto os dados serem preenchidos num registo, um item de trabalho que necessite que essa informação seja inserida falhará quando o utilizador tentar completá-lo sem preencher os campos adequados. Uma mensagem apropriada - definida pelo criador da fila de trabalho - é exibida, avisando o utilizador.

O próprio processo de trabalho pode depender de dados internos do registo. Quando uma fila tem vários estados finais possíveis, isso significa que o estado da entidade central após a conclusão da tarefa dependerá dos dados inseridos no registo durante a execução da mesma.