Colas de Trabajo y Elementos de Trabajo

Un Proceso de Negocio es una secuencia de Colas de Trabajo, cada una de las cuales proporciona la especificación de una tarea. Las Colas de Trabajo comienzan en un estado específico (el estado en el que esa tarea debe ser realizada), y tienen un estado final - el estado en el que la entidad queda al final de la tarea.

Los Elementos de Trabajo son la aplicación de las Colas de Trabajo sobre instancias específicas y representan el trabajo real que debe realizarse — asignado a un usuario o a un grupo de usuarios.

Por ejemplo, cuando se envía una Solicitud, se crea un Elemento de Trabajo asociado a la Cola de Trabajo: "Realizar Entrevista" y se asigna a un usuario capacitado para llevarla a cabo — como se muestra a continuación.

Completar una tarea es un proceso sencillo que puede implicar la interacción con los datos del registro. Por ejemplo, cuando se completa una entrevista, la información se guarda directamente en el registro de la solicitud.

En la creación:

Después de la creación:

Agentes y permisos

Los Elementos de trabajo pueden asignarse a humanos (), en forma de usuarios específicos (como el propietario de una oferta de trabajo) o a un grupo de usuarios (como el Departamento de Recursos Humanos).

Estos pueden definirse explícitamente u obtenerse dinámicamente del campo del registro central. Por ejemplo, el propietario de una oferta de trabajo es la persona que decide en última instancia a quién contratar, pero esta persona puede cambiar de una oferta a otra.

Otras tareas pueden automatizarse y, en lugar de ser realizadas por una persona, serán ejecutadas por un RPA (), escrito por un desarrollador. Estos elementos no requieren ninguna gestión humana.

Independientemente del agente, todos los elementos de trabajo siguen siendo visibles para todos los miembros del equipo; las personas simplemente no pueden alterar el estado de los elementos de trabajo que no les han sido asignados. Esto permite que todos los miembros del equipo estén al tanto de todo lo que sucede con respecto a una entidad específica y al trabajo en general.

Tipos de trabajo

Las colas de trabajo son flexibles y permiten flujos complejos de desarrollo de trabajo. Los propios elementos de trabajo tienen estados asociados y formas de transición entre ellos. Los posibles estados de una cola de trabajo se deciden en el momento de su creación, pero afectan la forma en que un usuario realiza su trabajo.

1. Para asignar agrega un paso de trabajo adicional que debe realizar alguien, donde asigna ese elemento de trabajo a alguien.
2. Por hacer significa que la tarea tiene trabajo por hacer.
3. En progreso permite a la persona que realiza el trabajo especificar cuándo comienza la tarea y cuándo la termina.
4. Listo es el más estándar de estados: representa cuando se finaliza una tarea.
5. Pendiente permite pausar el trabajo y luego reanudarlo.
6. El Error le da a la tarea la posibilidad de fallar.
7. Cancelado agrega la posibilidad de que se cancele una tarea (no debe confundirse con una tarea que falla).

Cuando se trabaja, según el estado de un elemento de trabajo, el usuario encargado de la tarea dispone de diferentes acciones. Para que el sistema sepa qué acción se tomó (el trabajo se inició, se completó, se canceló, etc.), podemos usar los botones que aparecen en las vistas:

Hora de finalización

El tiempo que lleva realizar o iniciar una tarea es una estadística importante que muchas veces no es posible calcular en entornos normales. La gestión de tareas en RecordM permite realizar ese cálculo, porque sabemos cuándo se inicia una tarea y cuándo se completa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que realizar la acción "Completar", cuando se realiza en un elemento "Por hacer", no registra el tiempo hasta su finalización, porque es imposible saber cuándo se inició realmente la tarea, solo el tiempo entre sus creación y finalización (Time of Start). Para capturar correctamente la duración del trabajo, es necesario el estado En progreso, donde primero le decimos al elemento que iniciamos esa tarea y cuándo la completamos.

Datos de trabajo

En ocasiones, una tarea requerirá que se cambien datos con respecto a la instancia en cuestión. Por ejemplo, la cola de trabajo "Programar entrevista" debe asignar una fecha de entrevista a una solicitud de empleo.

Cuando se supone que se deben completar datos en un registro, un elemento de trabajo que necesita insertar esa información fallará cuando el usuario intente completarlo sin completar los campos adecuados. Se muestra un mensaje apropiado, definido por el creador de la cola de trabajos, que advierte al usuario.

El propio Proceso de Negocio puede depender de datos internos del registro. Cuando el proceso se bifurca y hace referencia a un campo de la definición, significa que el siguiente estado depende del valor de ese campo.